Odpowiedzialna hodowla psów, czyli prawidłowe zarządzanie dokumentacją
Są firmy i instytucje, gdzie zarządzanie dokumentacją oraz jej regularny obieg są czymś naturalnym. Widać to na przykładzie zwłaszcza dużych firm oraz urzędów, gdzie dziennie wytwarza się setki, jeśli nie tysiące dokumentów. Natomiast coraz częściej problem z prawidłowym zarządzaniem dokumentami mają również mniejsze przedsiębiorstwa. Problem wynikający nie z braku wiedzy czy przygotowania, ale wymogów prawnych. Dotyczy to zarówno niewielkich sklepów, biur architektonicznych, firm usługowych, jak i przykładowo... hodowli psów.
Psie archiwa
Na pierwszy rzut oka prowadzenie dokumentacji w psiej hodowli nie wydaje się trudne. Kilkadziesiąt dokumentów w teczkach i segregatorach to zadanie, które można wykonać bez dodatkowej pomocy. Jednak w praktyce dokumentów tych jest znacznie więcej, a wymogi przechowywania dokumentacji archiwalnej są bardzo restrykcyjne i wymuszają na hodowcach prowadzenie całkiem sporej bazy dokumentów. Już tylko z tego powodu wiele szanujących się hodowli, zwłaszcza tych o sporej renomie krajowej i światowej, wprowadza u siebie elektroniczny system obiegu dokumentów. Dzięki temu o wiele łatwiej im zarządzać i pilnować między innymi:
- kart szczepień swoich czworonogów
- dokumentacji osób, którym sprzedano zwierzęta
- kart medycznych, dat wizyt lekarskich i obowiązkowych badań
- dokumentów dla związków kynologicznych oraz instytucji pro-zwierzęcych
Dzięki elektronicznemu obiegowi i elektronicznej archiwizacji dokumentacji o wiele łatwiej zapanować nad zarządzaniem hodowlą. W szczególności, gdy zwierząt jest naprawdę sporo, a każde z nich musi mieć prowadzoną oddzielną dokumentację.
Odpowiednie przechowywanie dokumentów
Obieg dokumentów w psiej hodowli nie ogranicza się oczywiście tylko do kwestii samego przesyłania danych między hodowlą a instytucjami lub osobami zewnętrznymi. To również prawidłowe przechowywanie tych dokumentów oraz ich odpowiednia archiwizacja. W formie cyfrowej jest to znacznie prostsze, tańsze, szybsze, zajmuje o wiele mniej miejsca, a ryzyko zagubienia jakiegoś dokumentu jest wręcz zerowe. Elektroniczny obieg dokumentów można wykonywać na dwa sposoby – tworząc dokumenty bezpośrednio w systemie (dotyczy danych, które nie wymagają np. podpisu czy pieczątki) lub skanować dokumenty zewnętrzne i wprowadzać je do systemu, odpowiednio podpisując. W obu przypadkach ważne jest zwłaszcza to ostatnie – dobrze podpisany plik z dokumentem łatwiej potem zidentyfikować, znaleźć i przesłać dalej. Systemy obiegu i archiwizacji(DMS) umożliwiają również tworzenie specjalnych wirtualnych segregatorów (folderów), które można przypisać do konkretnego zwierzęcia. Dzięki temu wszystkie dokumenty, którego go dotyczą, znajdują się w jednym miejscu i bardzo łatwo można je odszukać.
Artykuł partnera
